总经理让秘书次日九点安排一个会议 ：通知到每一个参会人员 ，然后秘书自己也参加会议并做好服务 。

一段秘书的做法 ：发通知 。用电子邮件或微信发出会议通知 ，准备好会议用品 ，并参加会议 。

二段秘书的做法：抓落实 。发出通知后 ，通过打电话或微信与需要参会的同志逐一落实 ，确保每个人被及时通知到 。

三段秘书的做法 ：重检查 。通知发出 ，落实到人后 ，第二天在会前30分钟提醒需要参会的人员及时参会 ，并了解有没有变动 ，如有变动 ，及时向总经理汇报 ，保证总经理在会前知悉会议缺席情况 ，也给总经理确定将缺席的人员是否必须参会留下时间 。

四段秘书的做法 ：勤准备 。发通知 ，落实到人 ，会前通知后 ，去测试可能用到的投影 、电脑等工具是否工作正常 ，并在会议室的门上贴上小条 ：此会议室明天几点到几点有会议 。

五段秘书的做法 ：细准备 。除以上任务完成以外 ，还事先了解了这个会议的性质是什么 ，主要议题是什么 ，然后给参会者发过去与这个议题有关的资料 ，供他们参考 。

六段秘书的做法 ：做记录 。除完成以上任务以外 ，还在会议过程中详细做好了会议记录 。并在允许的情况下 ，做了一个录音备份 。

七段秘书的做法 ：发记录 。除完成以上任务以外 ，会后还整理好会议记录（录音）给总经理 。然后 ，请示总经理是否发给参会人员 ，或其他人员 。

八段秘书的做法 ：定责任 。除完成以上任务以外 ，将会议上确定的各项任务一一落实到相关责任人 。然后 ，经当事人确认后 ，形成书面备忘录 。将备忘录交给总经理和当事人一人一份 ，定期跟踪各项任务的完成情况 ，并及时向总经理汇报 。

九段秘书的做法 ：做流程 。把上述过程做成标准化的会议流程 ，让任何一个秘书都可以根据这个流程把会议服务的结果做到九段 ，形成不依赖于任何人的会议服务体系 。